Vedtektene er sist endret 2023-09-10

§ 1 Foreningens navn.

Foreningens navn er Kyrkjebygdheia Løypelag (KBHL). KBHL har organisasjons nummer 999 128 831 § 2 Foreningsadresse Foreningen drives i Nissedal kommune, med adresse 3854 Nissedal.

§2 Formål

Kyrkjebygdheia Løypelag (KBHL) er en selvstendig organisasjon med eget styre. KBHL’s formål er opparbeidelse og drift av langrennsløyper og turstier i området Kyrkjebygdheia i Nissedal. Dette skal sikre at hyttebefolkning, grunneiere, lokalbefolkning og andre besøkende får et best mulig ski- og turløypetilbud i området. Virksomheten baserer seg på frivillige bidrag fra hytteeiere, lokalbefolkning, grunneiere, næringsliv og andre. Laget har et ikke-økonomisk formål. Laget skal ikke drive næringsvirksomhet, og heller ikke utbetale utbytte til medlemmene.

§ 3 Organisasjon-medlemskap

3.1 Løypelaget er selveiende og frittstående.
3.2 Medlemskap i KBHL er åpent for alle. Medlemskapet knyttes til en hytte eller husstand. Medlemskapet kan representeres med hytte/huseier, ektefelle, samboer, eller barn.
3.3 Det årlige løypebidraget foreslås av styret og vedtas av årsmøtet. Medlemskap følger kalenderåret (01.01 – 31.12). Styret plikter å registrere medlemsopplysninger i egnet medlemsregister.
3.4 Fullt betalt løypebidrag gir automatisk ett års medlemskap i KBHL og forslags- og stemmerett på årsmøtet.
3.5 Ingen av medlemmene i foreningen bærer personlig ansvar for foreningens forpliktelser.

§ 4 Inhabilitet

Ingen (medlemmer eller tillitsvalgte) kan tilrettelegge for, eller delta i avgjørelser der de er inhabile. For øvrig gjelder Forvaltningsloven §6.

§ 5 Vedtaksførhet, flertallskrav og protokoll

5.1 Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møteleders stemme avgjørende.
5.2 Vedtak kan fattes ved skriftlig behandling eller ved fjernmøte, dersom et flertall av medlemmene gir sin tilslutning til dette. Ved skriftlig behandling sendes kopier av sakens dokumenter samtidig til alle medlemmer med forslag til vedtak. Ved fjernmøte skal alle møtedeltakerne kunne kommunisere med hverandre.
5.3 Det skal føres protokoll fra styremøter.

§ 6 Refusjon av utgifter og godtgjørelse

6.1 Tillitsvalgt kan motta refusjon for nødvendige, faktiske utgifter som påføres vedkommende i forbindelse med utførelsen av vervet.

§ 7 Regnskap og revisjon mv.

7.1 KBHL er regnskaps- og revisjonspliktige, og skal utarbeide et årsregnskap som fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Årsregnskapet skal undertegnes av samtlige styremedlemmer.
7.2 KBHL har avvikende regnskapsår fra 01-06 til 31-05.
7.3 KBHL skal følge alminnelig lovgivning for regnskap og revisjon der dette gjelder.
7.4 Regnskapet skal vise en oppstilling over inntekter og kostnader i regnskapsåret og skal omfatte hele KBHL aktivitet.
7.5 Alle transaksjoner skal dokumenteres på en måte som viser deres berettigelse.
7.6 Regnskapet skal bokføres og spesifiseres så ofte som opplysningenes karakter og omfang tilsier.
7.7 Regnskapet med alle bilag, bokførte opplysninger og underdokumentasjon skal oppbevares på en trygg måte i minimum fem år etter regnskapsårets slutt.
7.8 Bankkonti skal være knyttet til KBHL, og skal disponeres av minimum to personer i fellesskap. Alle utbetalingstransaksjoner skal være godkjent av minimum to personer i fellesskap.

§ 8 Årsmøtet

Årsmøtet er foreningens høyeste organ. Årsmøtet skal holdes hvert år innen utgangen av september måned. Årsmøtet skal kunngjøres for medlemmene med minst 3 ukers varsel. Innkallingen skjer via løypelagets hjemmeside – www.kbhl.no. og til alle medlemmer som har registrer sin e-mail adresse.
For å ha stemmerett på årsmøtet må husstanden ha betalt fullt løypebidrag for gjeldende år.
Hver hytte/husstand kan med fullmakt og stemme på vegne av en annen hytte/husstand. Dette krever en underskrevet fullmakt fra et fullt betalende medlem. Eventuelle fullmakter må være styret i hende før årsmøtet starter. Saker som ønskes tatt opp på årsmøtet, skal være styret i hende senest 2 uker før årsmøtet.

Årsmøtets oppgaver:

1. Godkjenne de stemmeberettigede medlemmene
2. Velge ordstyrer
3. Velge protokollfører(e)
4. Velge to medlemmer til å underskrive protokollen
5. Godkjenne innkallingen
6. Godkjenne saksliste og agenda
7. Behandle KBHL årsberetning
8. Behandle

a. KBHL’s regnskap
b. styrets økonomiske beretning
c. beretning fra engasjert eller intern revisor

9. Behandle saker som fremgår av godkjent sakliste
10. Behandle rammer og traseer for løyper og løypekjøring
11. Fastsette løypebidrag/medlemskontingent
12. Vedta KBHL’s budsjett for det kommende året
13. Velge:

a. Styrets leder
b. Styrets nestleder
c. Styremedlemmer samlet
d. Varamedlemmer samlet
e. Valgkomité med leder, og 2 medlemmer.
f. Revisor

Gjennomføring av valg:

Bare representanter for fult betalende hytte eller husstand kan velges til styreverv.
Leder og nestleder velges enkeltvis. Øvrige medlemmer velges samlet. Deretter velges varamedlemmene samlet. Alle velges for to år.

§ 9 Styrets oppgaver

9.1 Styret er høyeste myndighet mellom årsmøtene. Styret består av Leder, nestleder, 3 styremedlemmer og 1. og 2. varamedlemmer.
9.2 Forvaltningen av, og tilsynet med, alle deler av KBHL’s virksomhet hører under styret. Styret skal sørge for:

a. at KBHL’s formål ivaretas
b. forsvarlig organisering av KBHL’s virksomhet og økonomistyring
c. at beslutninger fattes i samsvar med KBHL’s regelverk og vedtak, og årsmøtets vedtak
d. registrere opplysninger iht. § 3 (3)

9.3 Styret kan oppnevne komiteer/utvalg til ivaretakelse av løpende eller enkeltstående oppgaver, og utarbeide mandat/instruks for disse.
9.4 Styret skal oppnevne representanter til møter e.l der det er naturlig at KBHL er representert, dersom årsmøtet ikke har valgt representanter.
9.5 Styret skal avholde møter når lederen bestemmer det eller minst 2 av styrets medlemmer forlanger det.

§ 10 Vedtektsendring

Endringer i KBHL’s vedtekter kan bare foretas på årsmøtet etter å ha vært oppført på saklisten. Vedtektsendringer krever 2/3 flertall av de avgitte stemmene. Endringene trer i kraft straks, med mindre årsmøtet vedtar noe annet.

§11 Ekstraordinært årsmøte.

Skal holdes når styret, eller minst 20 % av medlemmene krever det.
Innkalling skjer skriftlig eller elektronisk til alle medlemmene med minst 14 dagers varsel, og med dokumentasjon av de sakene som skal behandles.
Ekstraordinært årsmøte kan kun behandle saker som står på sakslisten.

§ 12 Oppløsning, utmelding mv.

KBHL kan vedta oppløsning:

a. ved et enstemmig vedtak om oppløsning på årsmøtet, eller
b. ved å vedta oppløsning med 2/3 flertall på to påfølgende årsmøter, der det etterfølgende årsmøtet må avholdes minimum tre måneder og maksimum 6 måneder senere.

Ved oppløsning skal KBHL’s eiendeler tilfalle et formål godkjent av årsmøtet.